Ex­kur­si­o­nen

Exkursionsreisen sind mit dem Formular ?Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise¡° von allen mitreisenden Besch?ftigten (nicht von Studierenden, Lehrbeauftragten und Doktoranden ohne Besch?ftigungsverh?ltnis) rechtzeitig vor Exkursionsbeginn im Dezernat 4, Reisestelle, einzureichen. Auf den Dienstreiseantr?gen ist zu vermerken, wer die Exkursionsleitung ist, da nur diese die M?glichkeit hat, Buchungskosten f¨¹r die Gruppe abzurechnen.

Folgende Angaben in der Dienstreisegenehmigung sind u.a. besonders notwendig:

Angabe der Verbuchungsstelle, des Personalfinanzierungs-Abrechnungsobjektes (Prof. sind hier ausgenommen), Name der Exkursionsleitung, Einverst?ndnis durch Unterschrift des Dekans. Zudem ist eine formlose Erkl?rung beizuf¨¹gen, dass es sich um eine Exkursion im Rahmen von Lehrveranstaltungen des jeweiligen Studiengangs f¨¹r die Studierenden handelt.

Falls es zu diesem Zeitpunkt bereits eine Teilnehmerliste gibt, bitte diese beif¨¹gen. Falls die Teilnehmerliste noch nicht feststeht, ist diese sp?testens zu Exkursionsbeginn mit dem aktuellen Stand zu dokumentieren und der sp?teren Abrechnung beizuf¨¹gen (die Teilnehmerliste ist besonders wichtig f¨¹r den Versicherungsschutz).

Bitte die Gef?hrdungsbeurteilung mit dem Dienstreiseantrag einreichen.

Teilnehmende sind

• die Exkursionsleitung
• weitere Begleitpersonen
• Studierende (f¨¹r Studierende ist keine Dienstreisegenehmigung erforderlich)

Die Zahl der Begleitpersonen sollte zur ordnungsgem??en wissenschaftlichen Betreuung der Studierenden in einem angemessenen Verh?ltnis zu der Anzahl der Studierenden stehen, wobei auch hier die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten ist.

• Alle Exkursionsteilnehmer*innen sind grunds?tzlich aufgrund der Genehmigung und der Teilnehmerliste ¨¹ber den Unfallversicherungstr?ger f¨¹r den ?ffentlichen Dienst, die Unfallkasse NRW, gesetzlich versichert (Beamte nicht, da sie direkt ¨¹ber die UPB abgesichert sind).
• F¨¹r die Exkursionen ohne Kosten sind eine Genehmigung und eine Teilnehmerliste ebenfalls zwingend notwendig, da nur auf der Grundlage der Genehmigung der Versicherungsschutz gesichert ist.

N?here Einzelheiten zum Versicherungsschutz sind in der Infobrosch¨¹re (insbes. S. 6 und 7) der Landesunfallkasse NRW nachzulesen, die 365×ã²ÊͶע_365ÌåÓýͶע@ hier finden.

a) Bitte wenden 365×ã²ÊͶע_365ÌåÓýͶע@ sich an die Beschaffungsstelle!
Exkursionen sind vom Direktkauf ausgeschlossen und somit immer ¨¹ber das SG 1.4 abzuwickeln!
Gern helfen die zust?ndigen Mitarbeiter weiter:
SG 1.4: Herr Spischak Tel. 2546
SG 1.4: Herr Fuest Tel. 2521 (E-Mail: beschaffung@zv.upb.de)

b) Bitte bereiten 365×ã²ÊͶע_365ÌåÓýͶע@ schon jetzt pr¨¹ff?hige Unterlagen f¨¹r die sp?tere Abrechnung vor (Listen ¨¹ber die Kosten f¨¹r Fahrten, ?bernachtungen, Eintrittsgelder etc., aber auch ¨¹ber die finanziellen Beteiligungen der einzelnen Studierenden). Sollten Zusch¨¹sse aus weiteren AO gew?hrt werden, bitte auch diese den Unterlagen beif¨¹gen. Sofern Teilnahmebeitr?ge von Studierenden vorgesehen sind, sind diese bei der Universit?t Paderborn auf ein entsprechendes Abrechnungsobjekt (AO) einzuzahlen.

c) Buchungen: Bei Buchungen sind immer die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten, die Grunds?tze des Reisekostengesetzes NRW sind. Zudem bitte aber auch auf g¨¹nstige Stornierungsm?glichkeiten achten!

Auslagen der Exkursionsleitung sowie der Begleitpersonen werden nach dem Reisekostengesetz (RKG-NRW) oder bei Auslandsreisen nach der Auslandskostenerstattungsverordnung (AKEVO) erstattet und sind mit einer Reisekostenabrechnung geltend zu machen.

Falls die Fahrtkosten bzw. Kosten f¨¹r die Unterkunft bereits ¨¹ber die Aufwendungen der Exkursionsgemeinschaft abgerechnet worden sind, k?nnen keine weiteren Fahrtkosten bzw. Unterkunftskosten gezahlt werden. Dies ist in der Reisekostenabrechnung anzugeben.

5.1 Fahrtkosten / Flugkosten

F¨¹r Fahrten sollen nach M?glichkeit ?ffentliche Verkehrsmittel in Anspruch genommen werden. Das Semesterticket ist soweit m?glich zu nutzen.

Reisebus:
Vor Beginn der Fahrt sind Kostenvoranschl?ge von drei Busunternehmen einzuholen. Wie oben erw?hnt, ist das Dez. 1.4 bei der Angebots- und Auftragsvergabe im Rahmen von Exkursionen zu beteiligen.

Flugkosten:
Im Ausnahmefall d¨¹rfen auch Flugkosten erstattet werden, wenn dies wirtschaftlich ist. Erstattungsf?hig sind nur die Kosten der niedrigsten buchbaren Klasse. Bei Inlandsfl¨¹gen wird jedoch maximal der Betrag erstattet, der bei einer Landreise erstattungsf?hig w?re. Aus Klimaschutzgr¨¹nden sollte hierauf verzichtet werden.

5.2 Unterkunftskosten (ohne Verpflegungsleistungen)

Kosten f¨¹r die Unterkunft sind entweder per Rechnung (vom Exkursionsleiter) nachzuweisen oder bei einer privaten Unterkunft mit 20,00 €/Nacht im Inland und mit 30,00 €/Nacht im Ausland je Teilnehmer*in erstattungsf?hig.

?bernachtungen in Jugendherbergen:
Die Universit?t Paderborn ist Mitglied im Deutschen Jugendherbergswerk; Infos dazu finden 365×ã²ÊͶע_365ÌåÓýͶע@ hier. Sollte ein Ausweis ben?tigt werden, wenden 365×ã²ÊͶע_365ÌåÓýͶע@ sich bitte an die Reisestelle.  

5.3 Nebenkosten

Erstattet werden notwendige Nebenkosten wie:

• Eintrittsgelder
• Kosten f¨¹r F¨¹hrungen
• Fahrtkosten am Exkursionsort                                                                                                          
• Kopierkosten f¨¹r Exkursionsunterlagen (Tour Beschreibung, Landkarten, u. ?.)
• Ausleihgeb¨¹hren
• Raummieten sowie
• Geb¨¹hren f¨¹r Reservierungen, Buchungen und Stornierungen.          

Nicht erstattungsf?hig sind z.B.

• private Versicherungen
• Auslagen f¨¹r Freizeitgestaltung w?hrend der Exkursion
• Reinigungs-/Instandsetzungskosten
• Auslagen f¨¹r gesellschaftliche und repr?sentative Verpflichtungen (z. B. Bewirtungskosten von anderen Personen, Gastgeschenke, Trinkgelder)

 6.1 Bei Verauslagung von Kosten durch die Exkursionsleitung:

Bitte einen Antrag auf Zahlung eines Abschlages zusammen mit den Original-Zahlungsbelegen und der Original-Dienstreisegenehmigung f¨¹r die Exkursionsleitung bei der Reisestelle einreichen. Es ist auch m?glich, zeitversetzt weitere Abschl?ge zu beantragen.

6.2 Bei Rechnungen f¨¹r Buchungen:

Wenn Rechnungen (z.B. Rechnungen von Reiseb¨¹ros f¨¹r Fl¨¹ge, Busunternehmen, Jugendherbergen, Hotelrechnungen etc.) direkt gezahlt werden sollen, bitte diese Rechnungen zusammen mit der Original-Dienstreisegenehmigung der Exkursionsleitung und diesem Kontierungsblatt bei der Reisestelle einreichen. Auf dem Kontierungsblatt bitte die Auftragsnummer der Beschaffungsstelle nicht vergessen!

7.1 Exkursionen sind innerhalb der Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Exkursion von der Exkursionsleitung abzurechnen.

7.2 Bei der Abrechnung von Exkursionen d¨¹rfen nur solche Ausgaben ber¨¹cksichtigt werden, die zur Durchf¨¹hrung der Exkursion notwendig waren.

F¨¹r die Exkursionsabrechnung wird das Reisekostenabrechnungsformular verwendet mit dem Sachkonto 6851 (Exkursionen). Das angegebene Abrechnungsobjekt muss mit Namen und Unterschrift des Budgetverantwortlichen gegengezeichnet werden.

Der Exkursionsleiter gew?hrleistet mit seiner Unterschrift die Richtigkeit der Angaben.

Die Abrechnung ist mit den folgenden Unterlagen in der Reisestelle einzureichen:

• Sind Eigenanteile von den Studierenden zu leisten, ist dies in der Abrechnung anzugeben.
• Dienstreisegenehmigung nebst Teilnehmerliste
• Originalbelege aller Ausgaben. Bei bereits bezahlten Kosten reicht eine Kopie der Rechnung
• Kostenerstattung von Studierenden mit Nachweis ¨¹ber das Kontierungsblatt "Erstattung verauslagter Kosten"

Zusch¨¹sse von dritter Seite (z. B. DAAD-Zusch¨¹sse) sind auf die erstattungsf?higen Auslagen anzurechnen. Diese sind von der Exkursionsleitung anzugeben und zu belegen.